外贸PI形式发票怎么做？九大模块逐字段拆解+8个常见坑

做外贸这些年，我见过太多新人栽在一张 PI 上：有人漏写贸易术语，运费自己吞了；有人交期写死日期，客户拖款反过来索赔；还有人邮箱被黑，客户 3 万美金打进了骗子账户……

PI 不是一张"格式发票"，它是你的第一份订单合同。这篇把 PI 的九大模块逐字段拆开讲清楚，配对照图，看完就能直接照着做。

一、PI 到底是什么

PI 全称 Proforma Invoice，中文叫「形式发票」，也叫「预开发票」。

用一句话说明白：PI 是卖家在收钱之前，发给买家的一份"这单我们这么做"的书面确认。

它同时承担三个身份：

• 简版合同　双方签字盖章后，就是具有约束力的订单依据
• 付款通知书　客户拿它去公司走内部付款审批、去银行汇款
• 生产指令单　你自己车间下单、采购备料，全照这张纸执行

PI 和 CI 有什么区别？一张表看懂

对比项	PI 形式发票	CI 商业发票
发送时间	下单前 / 收款前	发货时 / 报关时
核心作用	确认订单条款、催定金	清关、结汇、退税凭证
金额	预估值，可含模具费/打样费	实际成交值，须与报关单一致
能否改	签字前可反复改版（改一版编号加 -02）	开出即定稿，改动要重新报关
法律性质	双方签署后＝销售合同	交易结果的凭证

一句话记住：PI 用来收钱开工，CI 用来清关结汇。

二、什么时候该发 PI

时机很关键。发早了显得急，发晚了客户跑了。我的判断标准是——当客户开始问"多久能交货""怎么付款"的时候，立刻发 PI。

✓ 该发 PI 的信号

• 客户确认了样品 / 确认了稿件
• 客户问交期、问付款方式、问账号
• 客户说 "please send me the invoice" / "PI"
• 谈判基本敲定，需要客户内部走审批流程

✗ 别急着发的情况

• 客户只是随口问价，规格都没定
• 数量、材质还在来回变（改一版发一版，显得不专业）
• 你自己成本还没核准 —— PI 发出去就是承诺，别拿"大概"去报

三、PI 九大模块逐字段拆解

先看这张对照图，我把一份标准 PI 拆成了 9 个模块并做了编号标注。下面每一段的编号，都对应图上的编号，边看图边读。

① 卖方抬头 Seller Letterhead

放在最顶部居中，包含：英文公司全称（大写）+ 中文公司名 + 详细英文地址 + 电话 + 邮箱。有 Logo 的把 Logo 也放上去。

⚠️ 死规矩：这里的公司英文名，必须和你银行账户户名、后续报关抬头完全一致，一个字母都不能差。名字对不上，客户的银行会直接退汇，甚至怀疑你是骗子。

② 买方信息 Bill To

写在左侧，五行标配：TO / Add. / TEL / Email / Attn.

这里最容易偷懒。务必找客户要"公司注册全称"，而不是他邮箱签名里的简称。因为客户拿这张 PI 去财务报销、去银行汇款，名字不对，他内部就过不了审批，反过来还要怪你不专业。Attn. 一栏写对接人姓名，方便客户内部流转。

③ PI 编号 + 日期 + 业务员

很多人随便写个"PI001"，几年后想查一单，翻半天翻不到。建议用结构化编号：

PI - XX - XXX - 260806 - 01
 │    │     │      │      └ 当天第几单 / 第几版
 │    │     │      └ 日期 YYMMDD
 │    │     └ 客户代码
 │    └ 你公司缩写
 └ 单据类型

改版时把结尾改成 -02、-03，并在邮件里注明 "This PI supersedes PI-…-01"，避免客户拿旧版付款。

日期建议写 2026/08/06 或 06-AUG-2026，别写 08/06/2026——美国人读 8月6日，欧洲人读 6月8日，纯属找麻烦。

④ 货物明细表（全文最重要）

七列标配：No. / Products name / Description / Q'ty / Unit Price / Amount / Remarks

这里我要重点说 Description（货描）。新人最爱写一行「1000pcs Jigsaw Puzzle」就完事，这是灾难的开始——后面客户说颜色不对、盒子太薄、logo 位置错了，你拿什么反驳？

货描 = 验货标准 = 你的免责声明。

该写多细？看这个示例（印刷类产品）：

• 产品本体：1000pcs round jigsaw puzzle, dia. 67.5cm
• 材质结构：250gsm CCNB + 800gsm blue board + 250gsm CCNB
• 印色：4C/0C（正面四色、背面不印）
• 表面工艺：matte lamination（覆哑膜）
• 包装盒：21×21×6cm，天地盖，157gsm C2S + 900gsm 灰板 + 250gsm 黑卡
• 特殊工艺：hot stamping logo 4×9cm（内外同一个烫金模）
• 包装方式：牛皮纸袋单只包装 → 装天地盖礼盒 → 收缩膜
• 款式分配：2 designs × 500 sets each

另外三条容易漏的：

1. 模具费 / 打样费 / 版费必须单独列一行，并注明是否一次性、返单是否免收、模具归谁
2. 单价一定要带单位和币种：USD 3.00 / set，不要只写 3.00
3. Remarks 一栏可以写「样品已于 2026/07/28 确认」——把口头共识落到纸上

⑤ 金额大写 SAY 句

格式固定：

TOTAL VALUE: SAY US DOLLARS THREE THOUSAND FOUR HUNDRED AND SEVENTY ONLY.

为什么要有这一行？防篡改。小写 $3,470.00 被人 P 掉一位就是 $470.00，但大写一整句改起来一眼就能看出来。结尾的 ONLY 别漏，它表示金额到此为止。有小数就写成 ... AND CENTS FIFTY ONLY。

⑥ 贸易术语 / 付款方式 / 交期

贸易术语（Incoterms）决定了运费、保险、清关责任归谁，必须带上版本号：

术语	卖方责任到哪	适用场景
EXW	货放在自己工厂门口就完事	客户在国内有货代
FOB	负责拖车+报关，货上船为止	最常用，客户指定船公司
CIF	再加海运费+保险，到目的港	客户想省事，你赚运费差
DDP	送到客户仓库，关税你出	风险最高，报价务必算足关税

付款方式，中小订单主流四种：

• 30% 定金 + 70% 发货前尾款（最常见，风险最低，强烈推荐新客户用这个）
• 30% 定金 + 70% 见提单副本（老客户可给，货在你手上仍有主动权）
• 100% 全款预付（小额样品单、定制模具单）
• L/C 信用证（大额订单，但条款复杂，新手别轻易接，不符点分分钟被拒付）

⚠️ 交期的写法是重灾区。千万别写死日期 Delivery: 2026/09/10——客户拖 10 天才付定金，违约的反而成了你。

正确写法：25 working days after deposit received AND artwork confirmed，把起算点绑定在"定金到账"和"稿件确认"两件事上。

⑦ 银行信息（诈骗高发区，重点看）

八项一个都不能少：Account Name / Account Number / Bank Name / Bank Address / SWIFT Code / Bank Code / Branch Code / Country。香港账户还要加 Type of Account: Business Account。

SWIFT 有 8 位和 11 位两种写法，建议把 11 位版本也标出来（如 XXXXHKHH / XXXXHKHHXXX），有些国家的银行系统强制要求 11 位。

🚨 这是外贸最高发的诈骗场景，请务必做到三件事：

1. PI 一律转成 PDF 再发，不要发可编辑的 Excel / Word
2. 账号信息用微信/电话二次口头核对，尤其首次合作
3. 在 PI 和邮件签名里加一句声明：
   "Our bank account NEVER changes. If you receive any notice of bank account change, it is FRAUD — please call us immediately to verify."

⑧ 有效期 + 备注条款

Validity: 15 days from the issued date. 这一行很多人不写，结果客户三个月后拿着旧 PI 回来下单，原纸早涨了 20%，你做还是不做？

备注区还可以补充这些"防扯皮"条款：

• 数量公差：Quantity tolerance ±3% accepted（印刷、纺织类必写）
• 银行费用：All bank charges outside China are on buyer's account
• 稿件要求：Artwork in AI/PDF, 300dpi, CMYK, 3mm bleed
• 知识产权：Buyer warrants it owns the IP of the artwork provided
• 不可抗力：Force majeure clause（限电、疫情、封港都用得上）

⑨ 双方签字盖章栏

左边卖方、右边买方，各留「sign & stamp」和日期。你自己那一侧要先签好、盖好章再发出去——一份已经盖章的 PI，会明显提升客户的下单意愿，也省去一轮来回。收到客户回签件后存档，这就是你手上最硬的凭证。

最后加一句：Please sign, stamp and send it back for our file.

四、8 个真实踩过的坑

五、发出前 12 项自查清单

每次点"发送"之前，花两分钟过一遍：

• ☐ 1　卖方英文名 = 银行户名 = 报关抬头，完全一致
• ☐ 2　买方公司名是"注册全称"，不是邮箱简称
• ☐ 3　PI 编号唯一，改版号已更新
• ☐ 4　日期无歧义（用 06-AUG-2026 这种写法）
• ☐ 5　货描含材质、克重、尺寸、印色、工艺、包装
• ☐ 6　模具费/打样费已单独列行
• ☐ 7　单价 × 数量 = 小计，小计相加 = 总额（用计算器再算一遍！）
• ☐ 8　大写金额与小写金额一致，结尾有 ONLY
• ☐ 9　贸易术语带 Incoterms® 2020 与具体地点
• ☐ 10　交期起算点绑定"定金到账+稿件确认"
• ☐ 11　银行八项信息齐全，已电话二次核对
• ☐ 12　已转成 PDF、已盖章、文件名规范

文件命名也讲究，建议：PI-XX-XXX-260806-01_XX Puzzle Games.pdf——客户邮箱里一搜就能找到。

六、发 PI 的邮件话术（可直接抄）

Subject: Proforma Invoice PI-XX-XXX-260806-01 for Your Order — 1000pcs Round Puzzle

Dear XXX,

Thank you for confirming the artwork and sample.

Please find attached the Proforma Invoice PI-XX-XXX-260806-01 (PDF, signed & stamped)
covering the full specification, quantity, price and delivery terms we discussed.

Key points for your quick review:
· Total amount: USD 3,470.00, EXW Dongguan (Incoterms® 2020)
· Payment: 30% deposit USD 1,041.00, balance 70% before shipment
· Lead time: 25 working days after deposit received & artwork confirmed
· This PI is valid for 15 days

Kindly sign, stamp and return a scanned copy for our file.
We will reserve the production slot once the deposit is received.

Important: our bank details never change. Should you receive any notice of a bank
account change, please call me directly at +86 1XX XXXX XXXX to verify before
making any payment.

Best regards,
XXX

写在最后

一张 PI 通常不到一页纸，但它决定了这单钱能不能安全收回来、货出了问题谁负责、交期出了岔子谁背锅。

新人和老手的差距，往往就藏在这些"看起来不重要"的字段里。

建议你今天就做一件事：把公司现在用的 PI 模板拿出来，对着上面的九大模块和 12 项清单过一遍，缺什么补什么。做成固定模板存好，以后每单只改数字，五分钟出一份专业 PI。